O problema do manuseio vai além do momento em que os documentos estão nas mãos dos usuários. Deve-se cuidá-los desde que são criados, durante seu percurso de empréstimo e devolução, nas salas de consultas e de reprodução.
Segundo Cassares (2000, p.26), “o manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas foto-reproduções, na pesquisa pelo usuário etc”.
Um fator importante para a preservação dos documentos é em relação à higienização das mãos, que devem estar bem limpas e livres de sujeira e gordura. O ideal é a utilização de luvas de algodão para manusear documentos, fotografias e gravuras (CASSARES, 2000).
Beck (1985), afirma que alguns procedimentos devem ser evitados para uma melhor preservação como: não manusear documentos com mãos sujas; não fumar, comer ou beber nas salas de consultas; não apoiar os cotovelos sobre os documentos; não fazer marcações com caneta ou lápis, entre outras.
De acordo com Beck (1991, apud Constante, 2010, p.31), torna-se interessante “um programa de preservação que privilegie a limpeza das instalações e dos documentos, o treinamento dos funcionários para identificar danos e suas causas, bem como o conhecimento de medidas de proteção que levem à preservação do acervo”.
A armazenagem ou armazenamento é definido pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.20) como a “guarda de documentos visando a sua preservação e acesso”.
Quando se pensa em armazenamento de um acervo, pressupõe-se que o prédio que abrigará tal acervo possua características que venha auxiliar na preservação.
Em relação ao mobiliário recomendado para os arquivos, o Conselho Nacional de Arquivos (Arquivo Nacional, 2000) sugere mobiliário de chapas de aço de carbono fosfatizado, com pintura eletrostática, isento de remendos ou cantos pontiagudos.
Conforme Cassares (2000, p.41), “os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida e a fórmica não são recomendadas, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos”.
O acondicionamento tem a função de proteger os documentos que não se encontram em boas condições e aqueles que já foram tratados e recuperados, armazenando-os de forma adequada.
Referências: Cristiane S Sanchotene
